Sejak dunia pendidikan Islam berkenalan dengan teknologi informasi, banyak nilai tambah yang diperoleh kalangan
akademisi khususnya dalam hal
kemudahan akses pengetahuan ke database pengetahuan secara on line.
Komunitas pendidikan juga
banyak diuntungkan oleh peran teknologi informasi yang menjadi ruang publik (public sphere) bagi kolaborasi
pengetahuan antar umat mansuia di seluruh dunia yang dapat dilakukan kapan
saja.
Berbagai jaringan pakar ( expert network ) bisa
dibentuk, komunitas riset bisa diciptakan secara virtual, dan
berbagai layanan pendidikan jarak jauh (distance learning) bisa
diselenggarakan, perpustakaan digital juga sangat mudah diperoleh melalui World
Wide Web (www). Inti dari semua itu adalah terjadinya kemudahan bagi proses siklus transfer
pengetahuan mulai dari pencipta, penerbit, vendor sampai ke pemakai. Kemudahan
dalam siklus transfer pengetahuan tersebut diharapkan mampu meningkatkan gairah orang untuk berkiprah di bidang pendidikan dan riset
yang pada gilirannya mempengaruhi secara
signifikan peningkatan mutu dan penyebaran pengetahuan.
Dewasa ini dengan meluasnya internet turut pula mempercepat
proses transfer pengetahuan, dimana intraksi dan konversi antara pengetahuan yang
satu dengan pengetahuan yang lain terjadi secara on line lintas lembaga
pendidikan, lintas organisasi, lintas jaringan dan menihilkan batas-batas geografis sehingga proses penciptaan pengetahuan
barupun berlangsung serba cepat. Realitas tersebut menuntut lembaga pendidikan Islam untuk selalu proaktif merespon setiap
perkembangan yang terjadi di pentas global. Dengan kata lain sebagaimana lembaga pendidikan Islam harus menjadi
suatu learning organization yang sesungguhnya, yaitu organisasi yang canggih dalam menghasilkan,
mendapatkan dan mentransfer pengetahuan, serta merubah prilakunya sesuai dengan pengetahuannya yang baru. Karena
itu suatu learning organization harus
mampu melakukan – minimal – enam hal :
Pertama, menciptakan system menegerial yang baik, kedua membudayakan riset,
ketiga mendorong tumbuhnya kolaborasi dan kelompok pembelajaran, keempat menata
system pengumpulan dan shering pengetahuan, kelima memberdayakan SDM agar
memiliki visi yang sama dan keenam adalah menghubungkan organisasi dengan
lingkungannya.
Pengertian Knowledge management.
Dari perspektif organisasi, knowledge
management adalah aktivitas
organisiasi untuk memperoleh pengetahuan dari pengalaman organisasi, kebijakan
organisasi , dan pengalaman satu sama lain untuk mencapai tujuan organisasi,
aktivitas tersebut dilakukan oleh
perpaduan antara teknologi, fungsi organisiasi dan strategi berbasis kognitif (CBS/Cognitive
based strategies) untuk mendapatkan pengetahuan dan menciptakan
pengetahuan baru dengan cara meningkatkan system kognisi dalam memecahkan
masalah dan mengambil keputusan.
Sementara dari perspektif
pendidikan, knowledge management dapat diartikan sebagai aplikasi sarana
teknologi untuk mengelola, menyimpan dan menyediakan suatu
jaringan elektronik secara universal untuk penciptaan dan penyebaran
pengetahuan serta pengalaman pendidikan.
Dari dua perspektif diatas, dapat disimpulkan bahwa aplikasi knowledge management menekankan
pada lima hal. Pertama, adanya usaha yang serius untuk meningkatkan
system kognisi. Kedua, adanya
modal intelektual yang dikelola baik
individu maupun kelompok. Ketiga, adanya proses akuisisi, pengolahan,
penyimpanan dan penggunaan pengetahuan tersebut untuk mencapai tujuan tertentu.
Keempat, adanya pernyebaran pengetahuan dan pengalaman melalaui akses ke
database maupun melalui sharing dan kolaborasi ke lingkungan internal dan ektsernal
organisasi . Kelima, adanya kreatifitas dan inovasi menciptakan
pengetahuan baru secara terus menerus.
Fungsi
dan Tujuan Knowledge management.
Dalam pandangan Carl Frappaolo (1997:10) Knowledge management memiliki lima fungsi
utama : (1) Fungsi
intermediation yakni
peran perantara transfer
pengetahuan antara penyedia dan
pencari pengatahuan, peran tersebut
untuk mencocokkan (to match) kebutuhan pengetahuan dengan sumber
pengetahuan secara optimal. (2) Fungsi externalization, yakni
transfer pengetahuan dari fikiran pemiliknya ke tempat
penyimpanan (repository) eksternal dengan cara seefisien mungkin. Dengan
kata lain fungsi ini adalah memformalkan pengetahuan tacit ke dalam bentuk pengetahuan explicit.(3) Fungsi internalization, yaitu pengambilan (extraction) pengetahuan dari
tempat penyimpanan eksternal dan menyaring pengetahuan tersebut untuk
disediakan bagi pencari yang relevan. Fungsi ini mencakup interpretasi
atau format ulang pengetahuan. (4) Fungsi cognition,
ialah fungsi suatu system untuk membuat keputusan yang di dasarkan atas
ketersediaan pengetahuan. Dan (5) Fungsi measurement, yakni mengukur, memetakan dan mengkuantififikasi
pengetahuan karporat dan
unjuk kerja dari
penerapan knowledge management.
Adapun tujuan akhir penerapan
knowledge management menurut Bill Gates (2000 :213) adalah untuk meningkatkan
kecerdasan lembaga, atau corporate IQ
. Dalam situasi kehidupan yang kian dinamis, sebuah lembaga pendidikan islam
mutlak memerlukan corporate IQ
yang tinggi agar tetap hidup dan
eksis ditengah konstelasi kehidupan yang kian kompetitif. Corporate yang dimaksud disini adalah
sebuah lembaga pendidikan islam tidak saja memiliki sejumlah orang orang
cerdas, tetapi yang lebih mendasar adalah seberapa lancar orang dalam satu
lembaga itu dapat saling mengembangkan gagasan orang lain. Artinya ia meliputi
sharing pengalaman dan pengetahuan yang sudah ada. Dan kontribusi terhadap corporate IQ berasal dari
pembelajaran tiap individu civitas
akademika dan dari saling mengembangkan
diatara gagasan gagasan yang beraneka ragam.
Para knowledge worker
(guru, kepala sekolah dan karyawan) di sebuah lembaga pendidikan Islam yang memiliki corporate IQ tinggi dapat
bekerjasama secara efektif sehingga
semua orang penting dalam lembaga itu selalu ter upgrade dan termotivasi pengetahuannya. Ujung ujungnya
lembaga tersebut dapat memiliki SDM yang mampu mengembangkan gagasan terbaik
dari semua potensi lembaga dan kemudian bertindak dengan visi dan misi yang
sama secara terpadu sehingga akan mampu secara cemerlang mengatasi situasi
apapun yang dihadapinya. Agar fungsi dan tujuan knowledge management dapat
berjalan efektif, tentu dibutuhkan berbagai persyaratan, salah satunya adalah
modal intelektual, yakni kemampuan
mengetahui (knowing capability) atau semacam human capital
yang meliputi pengetahuan, keterampilan dan kapabilitas yang memungkinkan seseorang bertindak inovatif .
Putu Laxman (2001 : 3) membagi pengetahuan dari segi tipenya menjadi
dua. Yakni pengetahuan tacit dan pengetahuan exsplicit.
Menurutnya selalu ada pengetahuan yang akan tetap tacit, sehingga proses
menjadi tahu (knowing) sama pentingnya dengan pengetahuan itu sendiri.
Sedang tipe kedua adalah pengetahuan eksplicit, yaitu pengetahuan yang terekam
dalam berbagai format fisik, bisa dikelola, dikodifikasi dan diorganisasikan
dengan standart standart tertentu. Seperti : monograf, serial, buku tahunan
treatise, dll Tipe pengetahuan kedua inilah yang sejak berabad abad menjadi garapan para peofesional informasi,
seperti pustakawan dan record manager.
Management pengetahuan
eksplisit pada umumnya berfokus pada penanganan dokumen, baik cetak maupun
elektronik (image, digital dan citra) mulai dari proses akumulasi, penyaringan, pengorganisasian,
penyimpanan sampai penyebarannya. Sedang managemen pengetahuan tacit sampai saat ini masih menyisakan persoalan
yakni bagaimana cara mengelola pengetahuan yang masih berada dalam pikiran pemiliknya, mulai dari proses
mendapatkannya, menyimpan dan penyebarannya kepada pemakai yang tepat untuk
kegunaan yang tepat dan pada saat yang tepat.Kedua tipe pengetahuan diatas
kemudian berintraksi satu sama lain yang sehingga menimbulkan konversi silang
yang ujungnya menghasilkan pengetahuan
baru. Penciptaan pengetahuan baru tersebut bisa melalui perubahan dan
perkembangan bertahap dari pengetahuan yang sudah ada, dan bisa juga melalui perubahan
yang lebih radikal dalam bentuk inovasi.
Sebagai tindak lanjut dari
proses penciptaan pengetahuan baru tersebut adalah pengelolaan asset
pengetahuan untuk dimanfaatkan. Pada tahap ini
biasanya terdapat dua aktifitas managerial
penting. Pertama mengelola isi (content management) berbagai
modal intelektual atau pengetahuan eksplisit yang sudah terekam dalam bentuk
dokumen. Kedua, mengelola pengetahuan tacit yang masih tersimpan dalam pemikian pemiliknya. Kedua tipe
pengetahuan tersebut dalam prosesnya memerlukan pendekatan yang berbeda bagi
pengelolaannya.
Berbagai solusi knowledge
management yang ditawarkan para ahli terhadap berbagai proyek knowledge
management kiranya dapat diadopsi.
Solusi solusi tersebut boleh jadi “sangat teknologis” tetapi pada saat yang
sama peran manusia sangat menentukan.
Pertama : membangun dashboard digital menggunakan standart pembakuan HTML dan XML. Dashboard
digital disini berguna untuk “tempat” bagi knowledge worker untuk melakukan
sharing ide ide dan gagasan dan untuk mendapatkan informasi aktual.
Kedua, mengintegrasikan
informasi dari berbagai sumber (bisa menggunakan fasilitas exchange web storage
system). Fasilitas ini mengkombinasikan fungsi fungsi system file, web dan
server kolaborasi, sehingga menghasilkan “lokasi” tunggal untuk menyimopan dan
mengelola modal intelektual. Ketiga , membangun ruang penyimpanan pengetahuan (knowledge
repository) dan mengembangkannya terus menerus dengan pengetahuan
pengetahuan baru. Keempat, meningkatkan akses ke pengetahuan kelima, memperbaiki lingkungan pengetahuan, dan
keenam, mengelola pengetahuan sebagai asset organisasi.
Pada dasarnya sebuah
organisasi laksana manusia, memiliki
mekanisme komunikasi internal, yaitu sebuah “system syaraf” yang
selalu siap mengkoordinasikan langkah-langkahnya. Karena kita bekerja dengan freme work teknologi informasi, maka
system syaraf tersebut kita sebut
digital. Sistem syaraf digital oleh para ahli digambarkan sebagai system
yang mentransformasikan informasi dan
pengetahuan ke seluruh unit kerja atau ke user seperti darah yang mengalir
dalam tubuh manusia.
Dengan demikian dapat
digambarkan bahwa : dengan system seperti diatas kiranya sebuah lembaga akan dapat melipat gandakan pengetahuannya
secara terus menerus sebagai hasil dari
pertukaran atau sharing pengetahuan
diantara individu dan lembaga (tentu saja termasuk lembaga pendidikan Islam). Artinya bahwa
individu dan lembaga tidak lagi
merahasiakan modal intelektual yang mereka miliki, tetapi diamnfaatkan secara
terbuka untuk kepentingan bersama, untuk keunggulan kompetitif (competitive
advantage), untuk mendukung proses penciptaan pengetahuan baru yang lebih
berkwalitas dan untuk daya saing yang lebih kokoh. Jadi sekali lagi bahwa Kekuatan bukan diperoleh dari merahasiakan
pengetahuan, melainkan dari berbagai (sharing) pengetahuan.
Implementasi Knowledge Management
Penerapan Knowledge management di berbagai korporat
banyak bertumpu pada teknologi
informasi. Teknologi jaringan (internet, extranet, dashboard digital) memungkinkan para knowledge worker untuk saling mengirim
dan berbagi pengetahuan secara on line. Demikian juga penggunaan server, ibarat jantung dalam
system saraf digital, mampu menguintegrasikan
berbagai aktifitas dan bahkan menjadi pusat penyimpanan pengertahuan. Sedemikian
vital teknologi informasi bagi lembaga
perguruan tinggi, sampai sampai dikatakan bahwa
“knowledge management tidak bisa berjalan tanpa teknologi”.
Secara umum dukungan teknologi
informasi terhadap knowledge management
ada tiga : (1) Teknologi informasi mampu
mengirimkan informasi yang tepat kepada orang yang tepat pada saat yang
tepat. (2). Teknologi informasi dapat menyimpan intelegensi manusia. (3) Teknologi
informasi dapat mendistribusikan intelegensi
manusia. Sedangkan secara khusus, peran teknologi infomrsi sangat
signifikan untuk mendukung managemen pengetahuan explicit maupun pengetahuan tacit.
Managemen pengetahuan explicit
umumnya mencakup kegiatan penciptaan dan
Pengadaan, kodifikasi dan pengorganisasian, penerbitan dan penyebaran,
penelusuran dan akses, penggunaan dan penerapan pengetahuan. Sedangkan manfaat yang diharapkan adalah
untuk menjawab masalah, pengambilan keputusan, pendukung unjuk kerja,
pengarahan dan analisis dalam mendukung aktifitas sehari hari. Dukungan
teknologi informasi dalam hal ini adalah: untuk kodifikasi dan organisasi
pengetahuan explicit berdasarkan atas karakteristik format dalam bentuk apa
pengetahuan dikodifikasikan. Alat yang lazim digunakan adalah Rational
Database management System (RDBMS) untuk pengetahuan yang dikodifikasi sebagai sebuah asset yang
memiliki entitas terpisah. Sedangkan
untuk pengetahuan yang tersimpan
dalam format dokumen, digunakan alat
documen management System
(DMS)
Dengan menggunakan sarana teknologi informasi, meumungkinkan
pemakai bisa bekerja secara lebih
efektif. Pilihan alat alat teknologi akan bergantung pada karakteristik
jaringan yang diterapkan. Teknologi informasi akan mengurangi kendala ruang dan
waktu untuk sharing pengatahuan, misalnya dengan menggunakan sarana news
group, expert network, e mail, dan sebaginya. Hasil dari percakapan dan
dialog melalaui sarana sarana tersebut selanjutnya dapat diformalkan dalam
bentuk pengetahuan explicit yang bisa
diakses oleh rekan sejawat
atau publik umum.
Gambaran diatas kiranya dapat
menunjukkan bahwa teknologi informasi
ternyata memainkan peranan yang sangat penting dalam implementasi knowledge
management. Maka itu tidak mengherankan kalau faktor teknologi infomrmasi
menjadi kekuatan penddorobng bagi
meningkatnya minat orang terhadap subjek ini sejak awal awal perkembangannya. Namun
demikian perlu diaingat bahwa dalam
menerapkan knowledge managwement bukan hanya
terbatas pada membangun infrastruktur teknologi informasi, tetapi juga mencakup
mengembangkan content.
Gagasan penerapan knowledge management untuk mengelola modal
intelektual perguruan tinggi yang dipaparkan diatas bukanlah dimaksudkan untuk
merekonstruksi praktik-praktik yang sudah berjalan lancar. Solusi-solusi yang ditawarkan hendaklah menjadi pendekatan baru
tanpa menghilangkan praktek lama yang sudah ada. Bahwa dengan implementasi
knowledge management sebuah organisisi perguruan tinggi diharapkan
dapat lebih efektif bereaksi terhadap setiap perubahan yang terjadi
disekelilingnya. Untuk keperluan utama inilah maka orientasi organisasi
dialihkan dari semata mengurus informasi
ke mengelola pengetahuan yang ada di luar dan di dalam kepala manusia.
Oleh sebab itu diperlukan selain
kemampuan mengelola modal intelektual yang sudah dihasilkan, juga
kemampuan mengelola hubungan antar manusia, membangkitkan kultur knowledge–friendly, mendorong sharing dan kolaborasi untuk
pemanfaatan pengetahuan secara kolektif.
Walhasil yang menjadi target utama adalah bukan sekedar kecerdasan individu pada
lembaga dimaksud, tapi juga meningkatkan kecerdasan lembaga itu sendiri
(corporate IQ) yang dengan itu diharapkan memberikan keunggulan kompetitif pada
stakeholders dan mampu bersaing dengan para kompetitor ditengah kehidupan yang
kian turbulen.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar